Spesso i miei clienti che lavorano o hanno lavorato come dipendenti in contesti aziendali mi raccontano che una delle problematiche che devono affrontare quotidianamente è la relazione col proprio capo o responsabile. Questo tipo di rapporto se non gestito può essere fonte di ansia, conflitti, incomprensioni e malesseri.
La chiave per gestire al meglio questo rapporto sta nella leadership verso l’alto e non il contrario come si potrebbe pensare.
L’argomento della gestione del capo è tanto importante quanto poco affrontato, probabilmente perché siamo abituati al fatto che sia il capo a dover gestire noi; e questo può andare bene se facciamo riferimento alla gerarchia aziendale. Tuttavia oggi si lavora in modo diverso, è cambiato tutto rispetto a cento anni fa quando si gestivano le relazioni con la gerarchia e oggi molte aziende ricercano nei loro collaboratori flessibilità, proattività, capacità di raggiungere obiettivi e prendere decisioni. Molto spesso i collaboratori hanno un livello di preparazione analogo se non maggiore rispetto a quello dei loro responsabili.
Questa relazione top-down quando applicata alla lettera può causare insoddisfazione, aggressività verso il proprio superiore, calo motivazionale e passività. Avviene che si tenda a sopravvalutare il tipo di supporto che il capo può darci e siccome difficilmente questo avviene, pensiamo che non voglia aiutarci.
Secondo John P. Kotter, uno dei massimi esperti di leadership, la tendenza a sopravvalutare la possibilità di azione del capo è la principale causa di conflitti nel rapporto con esso. Questo automaticamente sbilancia le nostre aspettative verso di lui proprio in una modalità top-down, dove “tu sai-io non so” , “tu decidi-io faccio” , “tu puoi-io no posso”.
Una modalità sicuramente più utile e funzionale alla relazione è quella di interdipendenza in cui entrambi gli interlocutori sono esseri umani fallibili, in cui l’uno ha bisogno dell’altro, e in questa ottica il capo può diventare una risorsa che ci permette di raggiungere i nostri obiettivi. Imparare a gestirla al meglio è fondamentale, ci vuole energia e impegno personale.
Il tuo successo in un’organizzazione passa attraverso il tuo capo. Per avere successo, impara a gestirlo.
Cosa s’intende per leadership verso l’alto?
La leadership è potere d’influenza, non potere gerarchico; ecco perché non necessariamente il capo è un leader e molto spesso in un’azienda troviamo collaboratori che hanno una forte leadership pur avendo un ruolo non cosi alto nell’organigramma. La leadership è legata alla persona e ai suoi comportamenti, per cui è possibile che un collaboratore eserciti una leadership verso l’alto e quindi verso il capo. Vuol dire assumere un ruolo attivo, suggerire, consigliare, sostenere le proprie idee portando soluzioni e proposte nuove.
Questo modo va a integrare e non a sostituire la gerarchia aziendale, per cui se la pensi diversamente dal tuo capo devi provare a fargli cambiare idea, e se lo farà ti chiederà di fare quello che gli hai proposto tu, salvaguardando cosi la gerarchia “io dico-tu fai”; se invece non cambia idea, verifica di aver fatto il possibile per fargli cambiare idea e poi fai quello che ti dice di fare.
Tuttavia non sempre la relazione capo-collaboratore è un problema, ci sono casi in cui la relazione è buona e può diventare un’opportunità per raggiungere i propri obiettivi.
Creare un buon rapporto col capo vuol dire creare una relazione basata sulla fiducia.
Ecco gli 8 fattori per aumentare la fiducia col tuo capo:
1. Benevolenza: tenere in considerazione i bisogni e il benessere altrui.
2. Competenza: ci si fida di più delle persone competenti, preparate e professionali.
3. Vicinanza: creare situazioni in cui potersi vedere e parlare di persona guardandosi negli occhi.
4. Visione comune: avere uno stesso obiettivo coinvolge e mette insieme valori personali.
5. Linguaggio comune: parlare nello stesso modo fa sentire le persone più simili e quindi degne di fiducia.
6. Disponibilità: entrare subito in contatto con qualcuno senza negarsi.
7. Discrezione: non rivelare ad altri informazioni confidenziali, riservatezza.
8. Ascolto: ascoltare attivamente, in modo empatico e con coinvolgimento.
Quelle persone che sono in grado di creare una buona relazione sono quelle che sono già sensibili a questa problematica e quelle coscienti che il capo va gestito; inoltre hanno una buona consapevolezza di sé e sono in grado di mettersi dal punto di vista dell’altro.
Di solito quando un collaboratore ha un problema, per prima cosa lo espone al capo aspettandosi una soluzione da lui, ma se non porta nemmeno una proposta di soluzione, spesso significa che il collaboratore è la parte del problema. Quando si è in una situazione di difficoltà bisognerebbe:
· resistere all’impulso di esprimersi direttamente col capo;
· ragionarci sopra da soli e vagliare diverse opzioni;
· mettersi dal punto di vista del responsabile per cercare di capire come vedrebbe lui la situazione;
· prima di esporre la questione, mettere a punto altre 2 alternative realizzabili.
La gestione del capo è un equilibrio fra guidare e seguire, che non si sbilancia mai troppo da una parte o dall’altra.
Come migliorare le capacità di gestione del tuo capo:
1. Osserva attentamente.
Osservare in modo selettivo quali sono le tipiche reazioni del capo, positive e negative, rispetto a comportamenti e situazioni che accadono solitamente. Può essere utile prendere appunti e tradurre le osservazioni in linea di azione, ad esempio: “Quando ci sarà questa situazione mi comporterò nel modo X”.
2. Parla con il tuo capo.
E’ necessario dedicare seriamente del tempo al dialogo con situazioni create ad hoc, senza racimolare qualche minuto nella pausa caffè. Una buona relazione va coltivata dedicandogli la giusta attenzione, quindi chiedi un appuntamento in cui avrete la possibilità di esprimervi entrambi chiaramente facendo domande e rimandando feedback in modo che anche il tuo interlocutore possa sentirsi arricchito dal colloquio con te.
3. Cura la relazione.
La relazione deve essere positiva, caratterizzata da fiducia. Cerca di instaurare delle abitudini. Per esempio inviare un report settimanale, una rapida visita di aggiornamento o un documento con un’idea nuova che porti un miglioramento.
4. Cura la tua comunicazione.
Avere una buona comunicazione può essere uno strumento veramente efficace nella relazione; a patto che sia chiara, essenziale, utile e un mezzo per raggiungere i tuoi scopi e non l’obiettivo in sé. La differenza sta nel fatto che il “lecchino” vede il capo come fine, il leader vede il capo come mezzo per raggiungere risultati. Inoltre attua una comunicazione personalizzata con chi lavora con te, ricorda che davanti hai persone diverse, con punti di vista diversi dal tuo e con stili comunicativi differenti.
5. Fai una diagnosi di quali sono i punti di pressione che gravano su di lui.
Osservalo prima di tutto come essere umano. Quali sono le persone e gli eventi che potrebbero minare la sua posizione? Qual è la sua reattività emotiva nelle situazioni? Quali situazioni possono metterlo in difficoltà? Tutto questo al fine di aiutarlo a gestire al meglio le difficoltà. E’ molto più utile adoperarsi per rafforzare la posizione del capo piuttosto che indebolirla, poiché dipendere da un capo forte, è molto più vantaggioso.
Imparare a gestire la relazione con il tuo capo può diventare veramente un punto di forza all’interno di un’organizzazione e diventare un valore aggiunto nelle tue soft skill. Ci vuole impegno, consapevolezza, energia, flessibilità e tempo.
Contenuti riassunti e rielaborati da
Martina Da Ponte – Psicologa Counselor Coach
Bibliografia
Punti di forza: Scopri, misura e costruisci il tuo talento di Diego Agostini - Francoangeli